- Zakon o računovodstvu propisuje da se knjigovodstvene isprave čuvaju u obliku izvornika, na nositelju automatizirane obrade, nositelju mikrografske obrade (mikrofilm) ili na drugi prikladan način
Što je knjigovodstvena isprava? To je svaki pisani dokument ili elektronički zapis koji je temelj za unos podataka u poslovne knjige, ako vjerodostojno dokazuje nastali poslovni događaj. Tu spadaju: ulazni i izlazni računi, izvodi banaka, blagajničke isprave, obračuni troškova (npr. amortizacije), kalkulacije i dr.
Knjigovodstvene isprave i evidencije čuvaju se (najmanje) u ovim rokovima:
1. trajno se čuvaju: isplatne liste ili analitička evidencija plaća i nadnica ako osiguravaju bitne podatke o zaposlenom, te godišnji financijski izvještaji;
2. jedanaest godina čuvaju se: isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu (gore navedene), te evidencije dnevnik i glavna knjiga;
3. deset godina čuvaju se: prodajni blokovi i kontrolni blokovi, pomoćni obračuni i slične isprave, evidencije o dnevnom gotovinskom prometu i druge pomoćne evidencije, te obračuni poreza i porezne evidencije.
Poslovne knjige mogu se čuvati i u elektroničkom obliku.
Opći porezni zakon propisuje da zastarni rok za čuvanje dokumentacije počinje teći po proteku godine u kojoj su porezni obveznici morali podnijeti godišnje prijave. To konkretno znači da zastarni rok za dokumentaciju i izvještaje za 2009. godinu počinje teći od 01.01.2011. godine.
Prema Općem poreznom zakonu, porezni obveznici – poduzetnici dužni su voditi poslovne knjige i evidencije radi oporezivanja u skladu sa zakonima kojima se uređuju pojedine vrste poreza, bez obzira na to jesu li te knjige i evidencije dužni voditi i po drugim propisima i iz drugih razloga.
Poslovne knjige i druge evidencije s pripadajućom dokumentacijom moraju se voditi i čuvati na način da su dostupne poreznim tijelima i to:
1. u poslovnim prostorijama ili, ako nema poslovnih prostorija, u stanu poreznog obveznika, ili
2. kod opunomoćenika ili
3. kod osobe koja za poreznog obveznika vodi poslovne knjige.
Poslovne knjige i knjigovodstvene isprave preko toga roka čuvaju se u skladu s posebnim propisima.
Neovisno o gore spomenutim zakonima, čuvanje poslovne dokumentacije uređuje i jedan manje poznati pravni propis – Zakon o arhivskom gradivu i arhivima.
Prema njemu, arhivsko su gradivo zapisi ili dokumenti koji su nastali djelovanjem pravnih ili fizičkih osoba u obavljanju njihove djelatnosti, a od trajnog su značenja za kulturu, povijest i druge znanosti, bez obzira na mjesto i vrijeme njihova nastanka, neovisno o obliku i tvarnom nosaču na kojem su sačuvani.
Privatnim arhivskim gradivom smatra se arhivsko gradivo nastalo djelovanjem privatnih pravnih i fizičkih osoba, ukoliko nije nastalo u obavljanju javnih ovlasti ili u obavljanju javne službe i ako nije u državnom vlasništvu.
