Članak 5. Zakona o radu (NN 93/14) propisuje obvezu vođenja evidencija o radnicima. Sadržaj evidencija i rokovi upisivanja podataka definirani su Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima. Od 01. rujna 2017. na snazi je novi Pravilnik (NN 73/17) koji donosi smanjenje u broju obveznih podataka koje je potrebno voditi. Nova evidencija o radnicima mora sadržavati najmanje 18 obveznih podataka (ranije 25). Poslodavci više nemaju obvezu u evidenciji o radnicima voditi sljedećih sedam podatka:
1. mjesto rođenja odnosno za osobe rođene izvan Republike Hrvatske i podatak o državi rođenja
2. zanimanje, naziv posla odnosno narav i vrsta rada koje radnik obavlja
3. naznaku je li ugovor o radu sklopljen na određeno ili neodređeno vrijeme (ako se radilo o ugovoru na određeno, trebao je evidentirati očekivano trajanje toga ugovora)
4. vrijeme trajanja probnog rada, ako je probni rad bio ugovoren
5. trajanje pripravničkog staža, ako je bio ugovoren te vrijeme i rezultat polaganja stručnog ispita, ako je isti bio predviđen i obavljen
6. naznaka radi li se o poslovima na kojima radnik može raditi samo nakon prethodnog i redovnog utvrđivanja radne sposobnosti za njihovo obavljanje i
7. mirovinski staž do početka rada kod poslodavca (podatak treba voditi ako je poslodavcu taj podatak potreban radi ostvarivanja prava iz radnog odnosa).
Obveza vođenja podataka o radnicima propisanih Pravilnikom o evidencijama ne anulira obvezu vođenja drugih podataka po drugim propisima (npr. Ovršni zakon i dr.). Također, bitno je voditi računa o radnicima koji rade u nepunom radnom vremenu. Poslodavac koji u nepunom radnom vremenu zapošljava radnika koji je istovremeno u radnom odnosu i kod drugog ili drugih poslodavaca, dužan je evidentirati podatak o drugom poslodavcu ili o drugima poslodavcima, što je važno u slučaju potrebe za prekovremenim radom te pri ostvarivanju prava na godišnji odmor tog radnika.
Važno je voditi računa o osobama koje nisu u tipičnom radnom odnosu, jer je i za njih potrebno voditi evidenciju. Posebne evidencije o drugim osobama koje rade kod poslodavca, a koje nisu u radnom odnosu poslodavac je dužan voditi za:
· radnike privremeno ustupljene od strane povezanog društva,
· osobe na stručnom osposobljavanju za rad bez zasnivanja radnog odnosa
· redovite studente, redovite učenike koji rade posredstvom ovlaštenih ustanova ili su na praksi kod poslodavca
· osobe koje kod poslodavca obavljaju rad za opće dobro.
Sadržaj posebnih evidencije o drugim osobama koje rade kod poslodavca, sukladno novom Pravilniku više ne treba sadržavati podatak o nazivu posla. U praksi je često slučaj da poslodavci ne vode evidencije o osobama koje rade kod poslodavca, a koje nisu u radnom odnosu. Propisane su kazne za poslodavca pravnu osobu od 61.000,00 do 100.000,00 kuna, a za poslodavca fizičku osobu i za odgovornu osobu u pravnoj osobi, od 7.000,00 do 10.000,00 kuna. Pa stoga treba voditi računa da se evidencije vode i da su ažurne.
