Zakonom o porezu na dohodak, a posebno člankom 14. st. 1 Pravilnika o porezu na dohodak definirano je da se izdaci za službena putovanja, a i svi ostali neoporezivi primici, priznaju na temelju vjerodostojnih isprava (računa, obračuna, odluka, potvrda o cijeni karata i drugog).
Izdaci za službena putovanja (dnevnice, naknade prijevoznih troškova, naknade korištenja privatnog automobila u službene svrhe, troškovi noćenja i drugo) obračunavaju se na temelju urednog i vjerodostojnog putnog naloga i priloženih isprava kojima se dokazuju izdaci i drugi podaci navedeni na putnom nalogu.
Ne postoji propisana forma putnog naloga, no neovisno u kojem obliku se izdaje, Pravilnik je propisao da putni nalog kao vjerodostojna isprava sadrži osobito slijedeće podatke: nadnevak izdavanja, ime i prezime osobe koja se upućuje na službeno putovanje, mjesto u koje osoba putuje, svrha putovanja, vrijeme trajanja putovanja, vrijeme kretanja na put, podatke o prijevoznom sredstvu kojim se putuje (ako se putuje automobilom, potrebno je navesti marku i registarsku oznaku automobila, početno i završno stanje brojila – kilometar/sat), vrijeme povratka s puta, potpis ovlaštene osobe, pečat, obračun troškova, likvidaciju obračuna te izvješće s puta. Ukoliko putnom nalogu nedostaje bilo koji od ovih elemenata, putni nalog se može smatrati nevaljanim, a budući da su upravo putni nalozi jedna od kategorija koju Porezna uprava redovito kontrolira, skrećemo pozornost da se obavezno obrati dužna pažnja ovom, prije svega formalnom dijelu.
Uz putni nalog obvezno se prilažu isprave kojima se dokazuju nastali izdaci i to osobito: računi za cestarine, preslike ili potvrde putnih karata, računi za smještaj i drugo. Posebno treba pripaziti na račune za smještaj, jer ukoliko je na istima istaknuto da postoje obroci (ručak ili večera), dnevnice moramo umanjivati za 30%, odnosno 60% ukoliko su uključeni svi obroci. Doručak je trošak koji smije biti pokriven dnevnicom. Porezna uprava sklona je tražiti i potvrde o putovanjima, ukoliko se primjerice radi o kongresima ili seminarima, a budući da su često oba takva troška zavedena u poslovne knjige društva, potrebno je obratiti pozornost i da li seminari i kongresi uključuju obroke, jer se i zbog takvih pogodnosti treba umanjiti dnevnica.
U svakom slučaju, putni nalozi su jedna od “omiljenih” poslovnih aktivnosti koje se kontroliraju od strane poreznih tijela i tvrtke moraju učiniti sve da se ne izlože poreznim rizicima po tom pitanju. Najjednostavnije je to učiniti donošenjem vlastitih obrazaca putnih naloga i edukacijom svih zaposlenih o prethodno navedenim činjenicama.
