Osobni podaci radnika trajno se moraju čuvati. Pogrešni se moraju ispraviti, a koji više nisu potrebni moraju se uništiti
Poslodavac od radnika u radnim odnosima prikuplja, obrađuje i koristi brojne vrste dokumenata u kojima se nalaze podaci koji služe za ostvarivanje prava, obveza i odgovornosti radnika od zasnivanja do prestanka radnog odnosa. Do nekih podataka poslodavac dolazi i prije zasnivanja radnog odnosa (u prijavama radnika na oglase i natječaje o potrebi poslodavca da popuni određeno radno mjesto) u ugovorima o stipendiranju, kreditiranju i drugim oblicima uspostavljanja neposrednog i posrednog kontakta među tim subjektima.
Sve bi to trebalo biti u skladu s propisima koji obvezuju poslodavca: zakoni, podzakonski akti i brojni autonomni propisi.
Podaci su: životopis, molbe kandidata za posao, testovi u provjerama sposobnosti, znanja i sposobnosti, adrese prebivališta i boravište radnika, stupanj obrazovanja, kreditna zaduženost, članovi obitelji radnika (uzdržavani i drugi), vozačke i druge dozvole, ispiti, znanje i vještine, diplomama, svjedodžbama, različitim ispitima i drugi.
„Ulaskom“ u radni odnos taj broj dokumenata i podataka se multiplicira (osobni podaci o radniku, radno vrijeme, bolesti, ozljede na radu, profesionalne bolesti, vjerska opredijeljenost radnika, sindikalna pripadnost i drugi.
Propisi o prikupljanju, obradi i čuvanju podataka su strogi. U tom smislu značajan propis je Uredba (EU)2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27.travnja 2016. o zaštiti pojedinca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka (nazvana: Opća uredba o zaštiti podataka).
Zakon o radu „N.N“93/14 i 127/17, u članku 29. regulira zaštitu privatnosti radnika. Osobni podaci radnika smiju se prikupljati, obrađivati, koristiti i dostavljati trećim osobama samo ako je to predviđeno Zakonom o radu ili drugim zakonom ili je to potrebno radi ostvarivanja prava i obveza iz radnog odnosa, odnosno u vezi s radnim odnosom.
Poslodavac mora pravilnikom o radu odrediti koje će podatke prikupljati, obrađivati, koristiti ili dostavljati trećim osobama radi ostvarivanja prava na radu i u vezi s radnim odnosom. Na ovaj način smanjuju se „lutanja“ o podacima koji će se u tu svrhu prikupljati. To je od koristi i za poslodavca, njegove službe i za radnika, ali i za treće osobe.
Osobni podaci radnika trajno se moraju čuvati. Pogrešni se moraju ispraviti, a koji više nisu potrebni moraju se uništiti.
Prema navedenoj Uredbi EU, voditelj obrade treba donijeti odgovarajući akt (pravilnik) o zaštiti podataka (koji se podaci štite, koji proizvodi, projekti, rokovi čuvanja i dr.).
Onoga od koga se uzimaju podaci mora se obavijestiti o identitetu onoga koji podatke uzima, svrsi i pravnoj osnovi obrade podataka, prijenosu podataka trećim osobama, razdoblja korištenja, čuvanja i dr.
Posebna obveza poslodavca odnosi se na prikupljanje podataka o radnicima (a to se propisuje zakonom ili kolektivnim ugovorom) u izvršavanju ugovora o radu, za potrebe upravljanja, planiranja i organizacije rada.
Bitno je zaštititi ljudsko dostojanstvo, jednakost, zdravlje i sigurnost na radu, zaštitu imovine i drugo, kako u prikupljanju, obradi tako i u korištenju podataka o radniku.
Problemi se javljaju u „pretvaranju“ dokumentacije u digitalni oblik i zaštiti osobnih podataka radnika, pa se to mora propisati. To se odnosi i kada „dosadašnji“ poslodavac prenosi podatke „novom poslodavcu“ u postupku „kretanja radnika“.
Čuvanje podataka može biti propisano zakonom, a može i autonomnim općim aktom poslodavca. Nakon isteka roka podaci se brišu.
Podaci o radnicima su podaci koji se čuvaju trajno.
Ugovori sa studentima, s osobama na stručnom osposobljavanju ažurno se vode dok ugovoreni status traje i čuva se još 6 godina.
