Ono što mi svi međusobno nazivamo ‘papirima’, ‘računima’ ili u najboljem slučaju ‘dokumentima’, zapravo su: računovodstvene isprave. One su, dakle, materijalni dokazi svega što se u poslovanju dogodilo.

 

Ne znam poklapaju li se moja iskustva sa onima ostalih kolega knjigovođa, ali moj je dojam da mali poduzetnici jedva čekaju svoje dokumente ‘istovariti’ k nama, jer su im ti ‘papiri’ prilično mrski.

Nama knjigovođama je, s druge strane, dokument svetinja i uvijek ćemo od svojih klijenata tražiti takve materijalne potkrijepe za sve naloge koje nam daju.

Ono što mi svi međusobno nazivamo ‘papirima’, ‘računima’ ili u najboljem slučaju ‘dokumentima’, zapravo su: računovodstvene isprave. One su, dakle, materijalni dokazi svega što se u poslovanju dogodilo. Je li se nešto potrošilo, ili je nešto proizvedeno; je li nešto promijenilo vlasnika ili samo posjednika; koja cijena je dogovorena u nekom poslu; kolika plaća je s nekime ugovorena; je li netko koristio imovinu poduzeća za svoju korist, ili pak svoju imovinu za korist poduzeća; kada se nešto dogodilo, koliko je nešto koštalo, ima li još dugovanja ili potraživanja… sve su to neke činjenice koje su se dogodile, a o njima postoji pismeni trag u nekom računu, obračunu, putnom nalogu, ugovoru, narudžbenici, povratnici… koje je netko potpisao i možda pečatom dokazao da je to ovlašten učiniti u ime neke pravne osobe ili drugog poslovnog subjekta.

Kada nešto takvo dođe u ruke knjigovođe, on će iz toga znati isčitati čitav niz detalja-koje će onda staviti u kontekst računovodstvenih i poreznih pravila i unijet će potrebne detalje u vaše poslovne knjige.

Tako smo došli i do tog drugog važnog pojma, koji predstavlja ono što je generirano iz knjigovodstvenih isprava: npr. dnevnik knjiženja, glavna knjiga sa knjigovodstvenim karticama, evidencije materijala, ulaznih računa, izlaznih računa i td.

Uobičajeno je da sva poslovna dokumentacija koju predate knjigovođi bude spremljena kod njega neko vrijeme dok mu je potrebna da ju lako može ponovo pogledati, provjeriti ili usporediti. Nakon zaključivanja poslovnih knjiga za određenu godinu i izrade financijskih i ostalih izvještaja i njihovog podnošenja nadležnim institucijama, knjigovodstva običavaju dokumente vratiti poduzetnicima, ili im naplatiti arhiviranje.

To vas ne bi trebalo ni čuditi ni ljutiti iz dva razloga: sve te poslovne knjige pripadaju poslovnom subjektu i odgovorna osoba dužna ih je čuvati: i najmanji obrt će ‘generirati’ barem jedan registrator godišnje, a razvijeniji mali poduzetnik do nekoliko desetaka godišnje. Stoga, čak i takvu sitnicu kao što je osiguranje primjerenog prostora za pohranu dokumenata trebate uzeti u obzir prilikom planiranja svog poduzetničkog pothvata. Dakle, ako to niste sami riješili - ne zamjerite drugom poduzetniku koji je u tome našao svoju poslovnu priliku i ne očekujte od njega da besplatno skrbi o vašoj dokumentaciji.

Dokumente vezane uz plaće i doprinose i financijska izvješća dužni ste čuvati trajno! Isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu, te same te poslovne knjige i godišnja izvješća dužni ste čuvati 11 godina. Isprave na temelju kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige treba čuvati 7 godina. Evidencije i isprave o dnevnom gotovinskom prometu treba čuvati 10 godina, a one vezane za oporezivanje nekretnina 10 godina. Ako u nekom slučaju postoji dvojba, primjenjuje se dulji rok. Naravno, razni propisi za sve određuju i prilično visoke kazne, ali šteta od nemogućnosti da nešto dokažete u svoju korist jer ste uništili dokument može biti i veća!
Stoga savjet: postupajte sa svojim dokumentima kao brižni gospodar, jer čim ste se odlučili na put poduzetništva - takav trebate biti!

Teme i pitanja slobodno predlažite na Facebook stranici: Makora knjigovodstvo i poslovne usluge