Svi papiri i podaci od obrta, koji je bio u radu od lipnja 2005. do srpnja 2006. su uništeni u garaži koju je natopila ulična bujica. Što u tom slučaju? Servis koji je vodio knjige je zatvoren odavno jer je vlasnica, koja je i jedina radila, umrla. Dokumentaciju nije spremala u digitalnom obliku. Iz HZZO-a me traže podatke o platnim listama, a ja ih nemam jer su uništene.
Sukladno odredbi članka 10. Zakona o računovodstvu, isprave se čuvaju kao izvorni pisani dokument, na nositelju elektroničkog zapisa ili pretvorene na nositelju mikrografske obrade. Pretpostavka je da bi se one morale čuvati u obliku u kojemu su i nastale (pisana isprava ili elektronički zapis). No, neizravno je dopušteno pohranjivanje pomoću elektroničkih uređaja, uz pretpostavku da mora biti omogućen nadzornim tijelima izravan (online) pristup podacima kako bi se moglo tim ispravama pristupiti, preuzimati ih i njima se koristiti. Jednako tako, poduzetnik može pretvoriti knjigovodstvene isprave koje čuva u izvornom pisanom obliku u elektronički zapis pod pretpostavkom da se ne smanjuje njihova vjerodostojnost i dokazna snaga. Pritom se mora pridržavati svih odredaba Zakona o tome što isprava mora sadržavati te kako se provjerava njezina vjerodostojnost. Zakon razvrstava knjigovodstvene isprave u tri skupine: 1) isplatne liste, analitičke evidencije o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi (dalje: isplatne liste), 2) isprave na temelju kojih se unose podaci u dnevnik i glavnu knjigu i 3) u pomoćne knjige. Rok čuvanja prve skupine knjigovodstvenih isprava ne postoji, čuvaju se trajno. Za nepostupanje po članku 10. Zakona propisana je kazna u visini od 10.000,00 do 100.000,00 kn.
