Od klijenata često dobivam upite vezano za savjetodavnu pomoć pri provedbi inventurnih popisa. Riječ je prvenstveno o trgovačkim društvima ili obrtima, koja u svojim bilancama imaju značajne stavke na pozicijama zaliha, ali i vrlo neorganizirane skladišne prostore, loše uspostavljene procese kolanja dokumentacije prilikom zaprimanja i izdavanja zaliha, općenito loše uspostavljene unutarnje kontrole u društvu i sasvim sigurno, kao posljedicu, stanje u knjigama (materijalnom knjigovodstvu) u koje se ne mogu pouzdati i koje značajno odstupa od stvarnog stanja zaliha u skladištu.
Prije svega, preporuka je da procedure za provedbu inventure napišete i usvojite kako biste jasno definirali postupke koje je potrebno provesti da bi inventurni popis bio što efikasniji. Pisanje procedura iziskivat će inicijalno malo više vremena, ali jednom kad ih napišete, moći ćete ih koristiti dugoročno. Procedure trebaju biti sveobuhvatne i razumljive, tj. moraju opisivati inventurni proces od početka do kraja, s jasno definiranim zaduženjima i postupcima svakog od sudionika u inventurnom popisu. Svi sudionici u inventurnom popisu trebaju biti upoznati s procedurama.
Kod formiranja inventurnih komisija, potrebno je voditi računa o neovisnosti komisije. Preporuka je unaprijed definirati članove inventurne komisije i njihove funkcije, u kojoj najmanje jedan član (najbolje predsjednik inventurne komisije) ne smije biti direktno zaposlen u skladištu u kojem se obavlja inventura.
U slučaju da je riječ o proizvodnom poduzeću, preporuka je provesti inventuru u razdoblju kad je moguće obustaviti proizvodnju, tj. osigurati da nema kretanja sirovina, poluproizvoda i gotovih proizvoda. Ako zaustavljanje proizvodnje nije moguće provesti, onda je potrebno posebno prebrojati i obilježiti repromaterijal namijenjen za proizvodnju tog dana, tj. voditi računa da takve stavke zbog kretanja ne budu dva puta greškom pobrojane. Isto vrijedi i u trgovini, kretanja trgovačke robe (ulaz/izlaz) tijekom inventure ne bi smjelo biti.
Preporuča se inventurnim procedurama opisati proces označavanja i slaganja prebrojanih zaliha, kako bi se izbjegla mogućnost da pojedine stavke ne budu uopće prebrojane ili da ih se zbog neoznačenosti prebroji više puta. Također, potrebno je jasno definirati način identificiranja i označavanja oštećenih, zastarjelih ili zaliha u tuđem vlasništvu.
Inventurne liste trebale bi imati predviđene kolone s upisanim šiframa artikala i opisom, a polje za količinsko stanje bi trebalo ostati prazno, tj. biti predviđeno za unos od strane inventurne komisije. Nikako se ne preporuča dostaviti podatke iz materijalnog knjigovodstva inventurnoj komisiji, o stanju koje je trenutno zabilježeno u sustavu. Inventurne liste bi trebale biti numerirane u cilju smanjenja mogućnosti otuđenja ili mijenjanja pojedinih listova. Unos u liste bi trebao biti organiziran na način da jedan ili više članova komisije broje, a drugi član komisije upisuje izbrojane količine u inventurnu listu.
Pisanim procedurama za provedbu inventure potrebno je jasno definirati što se s inventurnim listama radi po završetku unosa izbrojenih količina (tko ih nosi i kojoj nadležnoj osobi ih predaje). Kod predaje i preuzimanja popunjenih inventurnih lista, potrebno je osigurati da su sve dostavljene inventurne liste popunjene i potpisane od strane inventurne komisije ili predsjednika inventurne komisije. Također, potrebno je jasno definirati tko je u društvu nadležna osoba (ili osobe) za unos podataka s inventurnih lista u računovodstveni sustav (obradu podataka nikako ne bi smjele vršiti osobe koje su izravno bile uključene u proces brojanja i popunjavanje inventurnih lista).
