Obvezu vođenja evidencije propisuje Zakon o radu „N.N“93/14 (članak 5.). Iz tog proizlaze i obveze prema inspektoru rada kojemu poslodavac mora na njegov zahtjev dostaviti podatke iz te evidencije.

Cilj evidencija, pored ostalog, je da se osigura što je moguće sigurnija (manje sporova) evidencija o vremenu provedenom na radu, da se taj rad plati i nadzire, u smislu propisa o zaštiti na radu i da kontrolu mogu vršiti radnici (sindikat) ali i inspekcija rada.

Evidencija o radnom vremenu sadrži najmanje sljedeće podatke:

1) Ime i prezime radnika;

2) Datum u mjesecu;

3) Početak rada;

4) Završetak rada;

5) Vrijeme i sate zastoja; prekida rada i slično do kojega je došlo krivnjom poslodavca ili uslijed drugih okolnosti za koje radnik nije odgovoran;

6) Ukupno dnevno radno vrijeme;

7) Vrijeme terenskog rada;

8) Vrijeme pripravnosti;

9) Vrijeme nenazočnosti na poslu (vrijeme korištenja odmora (dnevnog, tjednog i godišnjeg); neradni dani i blagdani utvrđeni posebnim propisom; vrijeme spriječenosti za rad zbog privremene nesposobnosti za rad; vrijeme rodiljnih, roditeljskih dopusta; mirovanja radnog odnosa ili korištenja drugih prava u skladu s posebnim propisima; vrijeme plaćenog dopusta; vrijeme neplaćenog dopusta; vrijeme nenazočnosti u tijeku dnevnog rasporeda radnog vremena po zahtjevu radnika; vrijeme nazočnosti u tijeku dnevnog rasporeda radnog vremena u kojima radnik svojom krivnjom ne obavlja ugovorene poslove; vrijeme provedeno u štrajku; vrijeme isključenja s rada (lockout).

Pri tome treba znati da se ova i ovakva evidencija vodi samo ako je to utvrđeno kolektivnim ugovorom; sporazumom sklopljenim između radničkog vijeća i poslodavca; pravilnikom o radu ili ugovorom o radu. To je skupa, a koji put i nepotrebna (suvišna) evidencija o čemu treba voditi računa kada se to regulira. Tako npr. ako poslodavac vodi evidenciju o početku i završetku radnog vremena onda se iz toga može zaključiti da li je radnik u tom periodu koristio propisane odmore.

Evidencija se vodi u obliku knjige ili u elektronskom obliku. Evidencija se čuva najmanje šest godina ili do pravomoćnog okončanja radnog spora.