Ovih dana našim klijentima predajemo registratore iz prošle godine. Tijekom godine oni su nam donosili dokumente koji su relevantni za unošenje u poslovne knjige, mi smo ih knjižili i odlagali u njihove registratore. Po isteku godine knjige smo zaključili, izračunali smo sve poreze i izradili sva propisana izvješća za poreznu upravu.
Budući da su naše police ponovo pune dokumenata iz tekuće godine, naše zadovoljstvo što se dijela registratora rješavamo, obično je praćeno nezadovoljstvom klijenata što su dokumenti opet vraćeni pod njihovu skrb. I prvi puta su jedva čekali da ih se riješe!
Ove godine je ipak - barem formalno - potrebno da dio poduzetnika na koje se odnosi Zakon o računovodstvu pokaže više brige o svojim dokumentima prije nego ih preda na knjiženje. Radi se o likvidiranju računa kao kontrolnoj radnji koja je razveselila većinu računovođa, a opteretila većinu odgovornih osoba u poduzećima.
Bez obzira na najavljeno ukidanje obveze pismenog dokazivanja da je ta kontrola obavljena, poduzetnikova je obaveza i prije tog propisa bila (a ostat će i dalje) da provjeri odgovara li sadržaj nekog dokumenta stvarnim događajima.
Ono što mi svi međusobno nazivamo “papirima”, “računima” ili u najboljem slučaju “dokumentima”, zapravo su: računovodstvene isprave. One su, dakle, materijalni dokazi svega što se u poslovanju dogodilo. Je li se nešto potrošilo, ili je nešto proizvedeno; je li nešto promijenilo vlasnika ili samo posjednika; koja cijena je dogovorena u nekom poslu; kolika plaća je s nekime ugovorena; je li netko koristio imovinu poduzeća za svoju korist, ili pak svoju imovinu za korist poduzeća; kada se nešto dogodilo, koliko je nešto koštalo, ima li još dugovanja ili potraživanja… sve su to neke činjenice koje su se dogodile, a o njima postoji pismeni trag u nekom računu, obračunu, putnom nalogu, ugovoru, narudžbenici, povratnici… koje je netko potpisao i možda pečatom dokazao da je to ovlašten učiniti u ime neke pravne osobe ili drugog poslovnog subjekta.
Kada nešto takvo dođe u ruke knjigovođe, on će iz toga znati razlučiti čitav niz detalja - koje će onda staviti u kontekst računovodstvenih i poreznih pravila i unijet će potrebne detalje u vaše poslovne knjige. Tako smo došli i do tog drugog važnog pojma, koji predstavlja ono što je generirano iz knjigovodstvenih isprava: npr. dnevnik knjiženja, glavna knjiga s knjigovodstvenim karticama, evidencije materijala, ulaznih računa, izlaznih računa i td.
Koliko je potrebno čuvati dokumente?
Dokumente vezane uz plaće i doprinose i financijska izvješća dužni ste čuvati trajno! Isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu, te same te poslovne knjige i godišnja izvješća dužni ste čuvati 11 godina. Isprave na temelju kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige treba čuvati 7 godina. Evidencije i isprave o dnevnom gotovinskom prometu treba čuvati 10 godina, a one vezane za oporezivanje nekretnina 10 godina. Ako u nekom slučaju postoji dvojba, primjenjuje se dulji rok.
Naravno, razni propisi za sve određuju i prilično visoke kazne, ali šteta od nemogućnosti da nešto dokažete u svoju korist jer ste uništili dokument može biti i veća!
Ne zaboravite u svoje planove uvrstiti i prostor i eventualna sredstva potrebna za čuvanje dokumenata. Računajte na barem jedan registrator kod sasvim malog poduzetnika, a kod onih s razvijenijim poslovanjem i više desetaka godišnje. Propisi vam odnedavno omogućuju da ih čuvate na teritoriju cijele Europe, ako vam to nešto znači.
Sretno!
Teme i pitanja slobodno predlažite na Facebook stranici Makora knjigovodstvo i poslovne usluge
