Izvadci o stanju i prometu vaših poslovnih računa su izrađeni u banci, i na vama je da pratite jeste li ih sve dostavili, a dobronamjerni knjigovođa bi vam trebao signalizirati čim primijeti da neki nedostaje.
I nakon svih godina koliko sam u ovom poslu nisam naučila biti mirna kada me netko nazove i kaže: Koliko bi koštalo knjigovodstvo kod vas? Pa nastavlja: Znate, ja sve radim sam, a moj sadašnji knjigovođa ih samo knjiži: sam pišem račune, sam plaćam, pa još vam sve i složim kad donosim.
Iako se ova tema provlači kroz sve moje tekstove, iskoristit ću priliku da podsjetim male poduzetnike što knjigovođe uopće rade, što pripada u uobičajeni obim našeg poslovanja, a što je i dalje predmet vječnih nesporazuma.
Većina vas, malih poduzetnika, je ovu temu odavno apsolvirala, ali kako uvijek ima novih - dobro je objasniti što je likvidiranje dokumentacije.
Kao mali poduzetnik svakodnevno izdajete račune svojim kupcima, i primate račune od svojih dobavljača. Izlazne račune pišete uz pomoć nekog programa (makar onoga za obradu teksta), ili ih pišete rukom u pripremljen obrazac. Svaki od njih morate potpisati, jer bez toga nije valjan, a neće ga takvim učiniti ni umotvorina da je ‘izrađen na računalu, pa mu potpis ne treba’! Ne potpisuju se jedino fiskalizirani računi, jer je kroz njihov JIR broj zapravo prijavljeno i tko ih je izdao.
Ulazne račune dobivate od dobavljača kojima ste ih već platili gotovinom, ili ćete ih platiti naknadno uplatom na njihov transakcijski račun. Na njima obavezno moraju biti navedeni vaši podaci kao primatelja, jer bez toga neće biti vaši vjerodostojni troškovi. Svaki od ulaznih računa trebate pregledati i verificirati da je to stvarno nastao trošak koji je imao za svrhu ostvarivanje prihoda vašeg poduzetništva. Drugim riječima, nije dopušteno da tuđe, pa makar i svoje privatne troškove dajete na knjiženje u rashode vašeg poduzetništva.
Bez obzira što će pretporez iz tih ulaznih računa smanjiti iznos PDV-a koji ćete trebati platiti!
Likvidacija ulaznih računa znači upravo to: kao odgovorna osoba (direktor poduzeća, ili obrtnik sam) pregledali ste račun i njegov sadržaj i potvrđujete činjenicu da se radi o rashodu poduzetništva.
Vaš bi vas knjigovođa trebao upozoriti ukoliko postoji mogućnost da vam neki trošak poreznici ospore, ali na vama je odluka hoćete li ipak naručiti njegovo knjiženje i preuzeti odgovornost.
Izvadci o stanju i prometu vaših poslovnih računa su izrađeni u banci, i na vama je da pratite jeste li ih sve dostavili, a dobronamjerni knjigovođa bi vam trebao signalizirati čim primijeti da neki nedostaje.
Ostali dokumenti koje dostavljate knjigovođi bi također trebali biti potpisani od osoba koje su ih izradile, a i ovjereni pečatom. Neki puta potpisivat ćete ih sami, a nekad će to činiti vaši djelatnici odgovorni za taj dio posla, npr. skladištari, prodavači i tsl.
Blagajnički dokumenti - uplatnice i isplatnice, te dnevnici blagajne, također trebaju biti potpisani.
Iz svega ovoga zaključujete da ćete sami više puta dokumentaciju pregledavati i ovjeravati, i da ćete to činiti radi sebe, a ne zato što to znači da obavljate posao umjesto vašeg knjigovođe.
Slaganje dokumenata tako da ih ne predajete zgužvane i neuredne, više je dio kulturnog ophođenja, nego nužnost.
Što se tiče izvršavanja plaćanja, to je dodatna usluga koju ćete ugovoriti samo sa onim osobama u koje imate povjerenja, a vjerojatno ćete ju dodatno i platiti. Je li vam to uopće potrebno u doba učinkovitih i jednostavnih internet bankarstava, procijenite sami.
Knjigovođa će dokumente koje mu date zavesti u porezne knjige, pri tome će morati znati primijeniti aktualne porezne propise i sve njihove finese, kako ne biste bili u riziku, ali ni platili više nego je nužno. Vodit će i vaše financijsko knjigovodstvo ili evidentirati primitke i izdatke, ako ste obrtnik. Morat će znati pravila financijskog izvještavanja i propisane računovodstvene standarde, kako bi te knjige bile istinite, ažurne i vjerodostojne. Obračunavat će plaće vaših djelatnika, poznavajući propise o doprinosima i oporezivanju dohodaka, te promptno izvještavati o tome u rokovima koji su propisani vama, a ne njemu. Drugim riječima, imat će dosta posla sa tim istim 'papirima' koje mu ostavite.
Upravljanje dokumentima je, dakle, sastavni dio posla svakog malog poduzetnika - bio on zidar ili odvjetnik, i za njega treba odvojiti vrijeme, ili platiti stručne i povjerljive osobe da to čine umjesto vas. To može raditi vaš knjigovođa, ako ga dodatno za to platite. Ili vam damo dobru ponudu.
Teme i pitanja slobodno predlažite na Facebook stranici: Makora knjigovodstvo i poslovne usluge
