Vaš odnos sa knjigovođom

I nakon svih godina ko­li­ko sam u ovom poslu nisam naučila biti mirna kada me netko nazove i kaže: Koliko bi koštalo knjigovodstvo kod vas? Pa nastavlja: Znate, ja sve radim sam, a moj sa­daš­nji knjigovođa ih samo knji­ži: sam pišem račune, sam plaćam, pa još vam sve i slo­žim kad donosim.

Iako se ova tema provlači kroz sve moje tekstove, is­koristit ću priliku da podsjetim male poduzetnike što knjigovođe uopće rade, što pripada u uobičajeni obim našeg poslovanja, a što je i dalje predmet vječnih nes­porazuma.

Većina vas, malih podu­zetnika, je ovu temu odavno apsolvirala, ali kako uvijek ima novih - dobro je objasniti što je likvidiranje dokumentacije.

Kao mali poduzetnik sva­kodnevno izdajete račune svojim kupcima, i primate račune od svojih dobavljača. Izlazne račune pišete uz po­moć nekog programa (ma­kar onoga za obradu teksta), ili ih pišete rukom u pri­pre­mljen obrazac. Svaki od njih morate potpisati, jer bez to­ga nije valjan, a neće ga takvim učiniti ni umotvori­na da je ‘izrađen na ra­ču­na­lu, pa mu potpis ne treba’! Ne potpisuju se jedino fis­kalizirani računi, jer je kroz njihov JIR broj zapravo prijavljeno i tko ih je izdao.

Ulazne račune dobivate od dobavljača kojima ste ih već platili gotovinom, ili ćete ih platiti naknadno uplatom na njihov transakcijski ra­čun. Na njima obavezno mo­raju biti navedeni vaši podaci kao primatelja, jer bez toga neće biti vaši vjerodostojni troškovi. Svaki od ulaznih računa trebate pregledati i verificirati da je to stvarno nastao trošak koji je imao za svrhu ostvarivanje prihoda vašeg poduzetništva. Drugim riječima, nije dopušteno da tuđe, pa ma­kar i svoje privatne troškove dajete na knjiženje u ras­ho­de vašeg poduzetništva.

Bez obzira što će pretporez iz tih ulaznih računa smanjiti iznos PDV-a koji ćete trebati platiti!

Likvidacija ulaznih raču­na znači upravo to: kao od­govorna osoba (direktor po­duzeća, ili obrtnik sam) pregledali ste račun i njegov sadržaj i potvrđujete činje­nicu da se radi o rashodu poduzetništva.

Vaš bi vas knjigovođa trebao upozoriti ukoliko pos­toji mogućnost da vam neki trošak poreznici ospore, ali na vama je odluka hoćete li ipak naručiti njegovo knji­ženje i preuzeti odgovor­nost.

Izvadci o stanju i prometu vaših poslovnih računa su izrađeni u banci, i na vama je da pratite jeste li ih sve dos­tavili, a dobronamjerni knji­govođa bi vam trebao sig­nalizirati čim primijeti da neki nedostaje.

Ostali dokumenti koje dostavljate knjigovođi bi ta­kođer trebali biti potpisani od osoba koje su ih izradile, a i ovjereni pečatom. Neki puta potpisivat ćete ih sami, a nekad će to činiti vaši djelatnici odgovorni za taj dio posla, npr. skladištari, pro­davači i tsl.

Blagajnički dokumenti - uplatnice i isplatnice, te dne­vnici blagajne, također trebaju biti potpisani.

Iz svega ovoga zaklju­čujete da ćete sami više puta dokumentaciju pregledavati i ovjeravati, i da ćete to činiti radi sebe, a ne zato što to znači da obavljate posao um­jesto vašeg knjigovođe.

Slaganje dokumenata ta­ko da ih ne predajete zgužvane i neuredne, više je dio kulturnog ophođenja, nego nužnost.

Što se tiče izvršavanja plaćanja, to je dodatna uslu­ga koju ćete ugovoriti samo sa onim osobama u koje imate povjerenja, a vje­ro­jatno ćete ju dodatno i platiti. Je li vam to uopće potrebno u doba učinkovitih i jednostavnih internet ban­kar­stava, procijenite sami.

Knjigovođa će dokumen­te koje mu date zavesti u po­rezne knjige, pri tome će morati znati primijeniti ak­tualne porezne propise i sve njihove finese, kako ne biste bili u riziku, ali ni platili više nego je nužno. Vodit će i vaše financijsko knjigovodstvo ili evidentirati primitke i izdatke, ako ste obrtnik. Morat će znati pravila financijskog izvještavanja i pro­pi­sane računovodstvene standarde, kako bi te knjige bile istinite, ažurne i vjerodos­tojne. Obračunavat će plaće vaših djelatnika, poznavajući propise o doprinosima i oporezivanju dohodaka, te promptno izvještavati o to­me u rokovima koji su pro­pisani vama, a ne njemu. Drugim riječima, imat će dosta posla sa tim istim 'papirima' koje mu ostavite.

Upravljanje dokumentima je, dakle, sastavni dio posla svakog malog podu­zetnika - bio on zidar ili odvjetnik, i za njega treba odvojiti vrijeme, ili platiti stručne i povjerljive osobe da to čine umjesto vas. To može raditi vaš knjigovođa, ako ga do­datno za to platite. Ili vam damo dobru ponudu.