U današnje doba sveopće informatizacije s jedne strane, i naprednih i brzih poslovnih procesa s druge strane, poduzetnik mora veliki dio administracije obavljati sam. Naime, vjerojatno se mnogi sa sjetom prisjećaju početaka privatnog poduzetništva u nas, kada su mali poduzetnici mogli kreiranje svih dokumenata povjeriti svome knjigovođi. Danas to više nije primjenjivo.
Kako je i primjereno, svatko odgovara za svoj dio posla, pa tako poduzetnici nose u svoje knjigovodstvene servise dokumentaciju koju su sami pripremili i ovjerili, a knjigovođe provode njihov upis u propisane poslovne knjige i izrađuju izvještaje.
Spomenut ću neke od najčešćih dokumenata s kojima se mali poduzetnici susreću, i trebali bi znati njihovu funkciju. Oni predstavljaju zapis određenih poslovnih događaja, često su izraz suglasnosti sudionika događaja oko glavnih okolnosti događaja, a iz njih nerijetko proizlaze obvezno-pravne i porezne odgovornosti. Neke od njih poduzetnik nikada i neće proslijediti svome knjigovođi, već su oni dijelovi internih procesa ili kontrola.
Primjerice, ponude koje poduzetnik šalje potencijalnim kupcima nisu uopće relevantni knjigovođi, jer mnoge od njih neće uopće biti realizirane. Ponuda je obvezujuća samo za onoga tko ju je dao, ali onaj kome je upućena nije ju dužan prihvatiti.
Slično je i sa predračunima. Iako uhu ovaj termin zvuči jače, ipak niti predračun ne mora proizvesti realizaciju. U njemu je obično naveden i porez na dodanu vrijednost, ili činjenica da isti možda neće biti obračunat, te također i način i račun na koji je potrebno izvršiti uplatu, no svejedno primatelj se na sve može oglušiti. Izdavatelj tako nije došao u mogućnost izvršiti isporuku, pa nema niti financijskih ni poreznih učinaka koje bi trebalo provesti u knjigama.
Međutim, ukoliko poslovni događaji rezultiraju uplatom prije nego je izvršena isporuka dobara ili usluga, primatelj uplate je dužan izdati račun za predujam.
Iako je naziv dokumenta sličan, ovo je dokument koji ima porezne učinke i koji mora biti zaveden u poslovne knjige. Po svemu, taj je račun jednak svim ostalim računima, treba biti napisan po istim pravilima, a ono što će ga razlikovati od računa za izvršene isporuke je činjenica da će u opisu biti navedeno da se radi o primljenom predujmu. Predujam prati glavnu stvar, što znači da će porezna stopa PDV-a ovisiti o isporuci za koju je primljen predujam, a to proizlazi iz poslovnog odnosa. Primjerice, ako je predujam primljen za isporuku koja je oporeziva stopom od 13%, to na računu za predujam treba biti tako i prikazano, jednako kao što će biti primijenjen prijenos porezne obaveze, ako će isporuka biti takvog tipa.
Po izvršenju isporuke za koju je primljen predujam, isti treba analitički obračunati, kako ne bi došlo do dvostrukog poreznog zaduženja kod izdavatelja, tj. pretporeza kod primatelja. Na način kako se to radi uputit će vas vaši knjigovođe.
O izdavanju računa ovdje je više puta pisano, pa ćemo ovaj puta samo uputiti na ranije tekstove.
Kod isporuke dobara potrebno je osigurati dokumentiranje činjenice primopredaje dobara iz ruku isporučitelja u ruke primatelja. Najčešće se to radi dostavnicom koju potpisuje i primatelj, a koja može biti samostalni dokument ili sastavni dio računa. Poduzetnici odabiru način koji ima najviše odgovara s obzirom na konkretne okolnosti.
Kod prisilnih naplata ovaj se dokument pokaže kao ključni dokaz. Naime, račun je moguće izdati i kada nije došlo do isporuke, a nenaplaćeni račun moguće je poslati na prisilnu naplatu. Međutim, ako nema dokaza o izvršenoj isporuci, taj će postupak biti brzo okončan. Pri isporuci usluga se to dokazuje na neki drugi način, ovisno o vrsti isporuke.
Narudžbenice su izraz volje naručitelja koje obvezuju njega, ali isporučitelj ne mora u svakom slučaju postupiti po narudžbi. Osobito ako nema ugovornu obavezu ili nije dao ponudu. Stoga je i to dokument koji prvenstveno služi međusobnim obvezno pravnim odnosima isporučitelja i stjecatelja, i u poslovne se knjige ne unosi.
Primke i izdatnice su vezane uz skladišna poslovanja. Ako knjigovođa vodi financijsko knjigovodstvo, bit će dovoljno slati mu ispise stanja ili zbroj ulaza i izlaza u skladište radi usklađivanja međusobnih salda.
Kalkulacije i normativi se obično prosljeđuju knjigovođi jer imaju financijske učinke, ili je njima brzo moguća međusobna kontrola. Kalkulacije turističkih aranžmana osobito će uputiti knjigovođu u porezni tretman vezanih ulaznih troškova, pa su od velike važnosti kod posebnih postupaka oporezivanja.
Srećom, danas je Internet obilat izvor predložaka svih ovih dokumenata, a brojni su i mrežni programi koji malom poduzetnik olakšavaju poslovanje. Po mom iskustvu administriranje svejedno oduzima puno vremena i time predstavlja trošak poslovanja. Mali poduzetnik radije bi to vrijeme uložio u obradu tržišta ili u samo bazično poslovanje, sve dok se prvi puta ne dogodi da mu neki dokument “spasi glavu”!
Sretno!
Teme i pitanja slobodno predlažite na Facebook stranici Makora knjigovodstvo i poslovne usluge
