Kod bilo koje primopredaje dobara, bilo bi uputno sastaviti dokument kojim će obje strane potvrditi što je isporučeno i u kojoj mjeri, te kada je nastupila primopredaja
Vrlo često moram novim poduzetnicima objašnjavati namjenu pojedinih dokumenata koje sastavljaju i koje najčešće ovjerava i njihov poslovni partner. Oni im se čine posve nepotrebnima, osobito kad im objasnim da ih ne trebaju nama ni donositi. Podaci s takvih dokumenata nisu oni koji se knjiže u poslovne knjige koje za klijente najčešće vode knjigovodstveni servisi, ali će biti od nemjerljive koristi samom poduzetniku ako nešto krene po zlu. Naravno, neki nisu opcionalni jer su posljedica samog poslovanja i moraju postojati kao zabilježeno svjedočanstvo o poslovnom događaju.
Narudžbenica je dokument kojeg priprema onaj tko naručuje, dok ponudu priprema onaj tko će biti isporučitelj. Često ponuda slijedi narudžbenici, ali nije nužno. Ovim se dokumentima zapravo definira što, koliko i u kojem roku isporuke će biti isporučeno. Dokumenti imaju obvezno-pravni učinak, a ne računovodstveni i stoga se obično ne šalju knjigovodstvenom servisu. Bit će dragocjeni objema stranama ukoliko se - po izvršenju posla - ne budu slagale oko rezultata isporuke, jer će njima dokazivati što su zapravo naručili ili ponudili i je li doista došlo do kršenja dogovora.
Primke i izdatnice su dokumenti vezani uz skladišno poslovanje i ako ga poduzetnik sam prati, knjigovođi može dostavljati rekapitulacije koje će imati podatke koji su mu nužni da ih provede u financijskom knjigovodstvu. Ovi dokumenti moraju postojati, iako se u praksi pronalazi i drugačije nazivlje za skladišne evidencije.
Predračuni se šalju kupcima u slučajevima kada je dogovoreno plaćanje u cijelosti ili djelomično prije same isporuke. Slični su ponudi, iako su po sadržaju sličniji financijskom dokumentu, dok ponuda obično sadrži više opisa. Budući da predračun ne mora biti realiziran, ne uvodi se u financijsko knjigovodstvo.
Međutim, ako je plaćanje obavljeno prije isporuke i ako između ta dva poslovna događaja nastupi kraj poreznog razdoblja, poduzetnik je obavezan izdati račun za predujam u kojem će potvrditi da je uplatu zaprimio i porezno se zadužiti. To znači da će ovaj potonji dokument svakako biti osnova za knjiženje u financijske i porezne evidencije i da ga treba proslijediti knjigovođi.
Ovaj dokument treba biti sastavljen kao što će biti i račun, kad jednom dođe do isporuke. Ako će isporuka biti oporeziva s PDV-om, tako treba navesti i na računu za predujam, jednako kao što treba primijeniti prijenos porezne obveze ako se uplata odnosi na takvu buduću isporuku.
Kad isporuka bude obavljena i zaračunata, ovaj će se primljeni predujam analitički morati priznati, kako ne bi došlo do dvostrukog zaduženja. Primljeni predujam poduzetniku neće biti prihod, kao što niti njegovom kupcu neće biti rashod.
Kod bilo koje primopredaje dobara, bilo bi uputno sastaviti dokument kojim će obje strane potvrditi što je isporučeno i u kojoj mjeri, te kada je nastupila primopredaja. To je dokument dostavnica, koja je često spojena u jedan dokument s računom. Ipak, često se za isporuke tijekom poreznog ili drugog ugovorenog razdoblja sastavljaju dostavnice, a račun biva izdan za više dostava u tom periodu. U takvim slučajevima moguće je da dostavnica služi kao podloga za sastavljanje drugih dokumenata u evidencijama kupca, na primjer: primki u trgovini.
Teme i pitanja slobodno predlažite na Facebook stranici:Makora knjigovodstvo i poslovne usluge
