Iz odredbi ZTD-a proizlazi obveza uprave trgovačkog društva da ustroji i vodi knjigu odluka, a u slučaju nepostojanja iste, predviđena je kazna nadležnog trgovačkog suda
Obveza sastavljanja i vođenja knjige odluka propisana je Zakonom o trgovačkim društvima (članak 446. ZTD-a). Propisano je da se odluke donesene na skupštini i one koje su donesene pisanim putem moraju bez odgađanja unijeti u posebnu knjigu odluka.
ZTD propisuje da svaki član društva s ograničenom odgovornošću ima, za vrijeme radnog vremena društva, pravo uvida u knjigu odluka. Također, ZTD propisuje i obvezu da se svakom članu društva s ograničenom odgovornošću na njegov zahtjev i bez odgađanja preporučenim pismom treba dostaviti izvod iz svih odluka koje su unesene u knjigu odluka potpisane od strane uprave uz priopćenje dana i mjesta donošenja te podatke o upisu u tu knjigu.
Iz navedenih odredbi ZTD-a proizlazi obveza uprave trgovačkog društva da ustroji i vodi knjigu odluka, a u slučaju nepostojanja iste, predviđena je kazna nadležnog trgovačkog suda koja se primarno sastoji u opomeni i ako se ne postupi po opomeni u primjerenom roku, propisana je pojedinačna novčana kazna koja ne može preći iznos od 3.000 kn.
Institut knjige odluka posebno je postao aktualan u svezi ispravnog poreznog tumačenja isplate (neoporezivog) dobitka iz razdoblja od 2005. do kraja 2011. godine. Izmjenama Zakona o porezu na dohodak, nakon donošenja odluke Ustavnog suda RH, kojom se na oporezivanje dividendi i udjela u dobitku na temelju udjela u kapitalu primjenjuju propisi koji su bili na snazi na dan kad je odluka o isplati dobitka donesena, isplatitelj će trenutak donošenja skupštinske odluke o kojoj ovisi i porezni tretman, morati dokazivati vjerodostojnim ispravama. Prema odredbama čl. 446. ZTD-a, vjerodostojnost o donesenoj skupštinskoj odluci u d.o.o.-u dokazivat će se uvidom u knjigu odluka društva.
Sadržaj knjige odluka nije propisan ZTD-om, pa sukladno odredbama čl. 441. ZTD-a kojim su propisane nadležnosti skupštine društva, proizlazi da se u knjizi odluka trebaju nalaziti: odluke skupštine o usvajanju godišnjih financijskih izvješća društva, rasporedu dobiti/pokriću gubitka, izvješće uprave o stanju društva – ako ga je društvo dužno izraditi, davanje razrješnice članovima uprave i nadzornog odbora (ako ga društvo ima), odluke o zahtjevima za uplatama uloga, povratu dodatnih uplata članovima društva, mjerama za ispitivanje i nadzor nad vođenjem poslova, izmjenama društvenog ugovora, sklapanju ugovora kojima društvo treba trajno steći stvari ili prava za neki svoj pogon za koje se plaća protuvrijednost koja je viša od vrijednosti petine temeljnog kapitala društva kao i o izmjeni takvih ugovora na teret društva i sl. Točan vremenski rok unošenja skupštinskih odluka u knjigu odluka nije preciziran ZTD-om, ali je određeno da se odluke skupštine trebaju bez odgađanja unijeti u knjigu odluka društva iz razloga pravne sigurnosti, stoga savjetujemo u što kraćem roku (bez odgađanja) unijeti sve skupštinske odluke u knjigu odluka.
