Evidencije o radnicima poslodavac počinje voditi od prvog dana radnog odnosa pa sve do prestanka istog, bez obzira na razlog prestanka
Zakon o radu uveo je poslodavcima obvezu vođenja evidencije o radnicima koji su kod njega u radnom odnosu. Ministar nadležan za rad donio je Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima, koji je stupio na snagu 1. svibnja 2011. godine („N.N.“ 37/11).
Poslodavac ima obvezu voditi evidencije o radnicima i o drugim osobama kada koristi njihov rad. Evidencija o radnicima mora sadržavati: opće podatke o radnicima i podatke o radnom vremenu radnika. Opći podaci o radnicima sadrže: ime i prezime, osobni identifikacijski broj (OIB), spol, dan, mjesec i godinu rođenja, državljanstvo ( za stranca radna dozvola), prebivalište ili uobičajeno boravište, obrazovanje (školska sprema, razina visokog obrazovanja) i druge oblike stručnog osposobljavanja, dan sklapanja ugovora o radu, dan početka rada, naziv posla odnosno narav i vrstu rada koji radnik obavlja, vrijeme na koje je ugovor o radu sklopljen, trajanje posebnog ili pripravničkog rada, rad (eventualno) u inozemstvu, podatak računa li se rad s povećanim trajanjem, poslove na kojima se prethodno utvrđuje posebna zdravstvena sposobnost, mjesto ili različita mjesta rada, tjedno radno vrijeme (puno, nepuno ili propisano skraćeno), ukupni mirovinski staž do početka rada kod poslodavca, mirovanje staža, rodiljni i druge dopuste ili druga prava po posebnim propisima, dan prestanka radnog odnosa, razlog prestanka radnog odnosa.
Pored navedenih podataka, poslodavac je dužan voditi evidenciju i o drugim podacima bitnim za ostvarivanje prava na radu i u vezi s radom, a koje dobije od radnika ili od nadležnih tijela, kao na primjer o trudnoći, statusu roditelja, statusu posvojitelja, profesionalnoj bolesti, ozljedi na radu, profesionalnoj nesposobnosti za rad, neposrednoj opasnosti od nastanka invalidnosti, invalidnosti, podatke o poslodavcima ako se radi o višestrukom radnom odnosu. Postoji mogućnost da je drugim propisima utvrđena obveza poslodavca da vodi i druge evidencije o radnicima.
Evidencije o radnicima poslodavac počinje voditi od prvog dana radnog odnosa pa sve do prestanka istog, bez obzira na razlog prestanka. Evidencija o radnicima je dokumentacija trajne vrijednosti za koju poslodavac odgovara. Evidencije se vode u pisanom ili u elektroničkom obliku. Radnik ima pravo uvida u podatke unesene u evidencije.
Inspekcijski nadzor provode tijela državne uprave, nadležna za poslove inspekcije rada. Za nepoštivanje navedenih odredbi propisane su visoke novčane kazne za prekršaje za poslodavca i za odgovornu osobu.
