Svakodnevica je trgovačkih društava potpisivanje niza različitih pismena, faktura, dopisa, dostavnica, ugovora, odluka i sl., pri čemu se često javlja pitanje koji je zakonski temelj korištenja pečata uz potpis ovlaštene osobe od strane trgovačkih društava. Odgovor na ovo pitanje nije jednostavan, obzirom da uistinu ne postoji izričit zakonski temelj koji određuje korištenje pečata. Postoji niz zakona, poput Zakona o trgovačkim društvima, Zakona o obveznim odnosima, Zakona o platnom prometu itd., koji govore o toj materiji, no činjenica je da je korištenje pečata ipak uvjetovano i uobičajeno samom poslovnom praksom. Osim u slučajevima kada se trgovačko društvo (naročito obrascima) obraća specifičnim kategorijama subjekata, primjerice Poreznoj upravi, Zavodu za mirovinsko osiguranje, Zavodu za zdravstveno osiguranje itd., kada je nužno korištenje pečata uz potpis.
Zakon o trgovačkim društvima u članku kojim regulira uporabu tvrtke (imena pod kojim trgovačko društvo posluje i pod kojim sudjeluje u pravnom prometu) propisuje da se na poslovnom papiru (fakture, dopisi) trgovca (pravne ili fizičke osobe koja samostalno trajno obavlja gospodarsku djelatnost radi ostvarivanja dobiti proizvodnjom, prometom robe ili pružanjem usluga na tržištu) moraju otisnuti njegova tvrtka, sjedište, sud kod kojega je upisan u sudski registar i broj upisa, tvrtka i sjedište pravnih osoba kod kojih se vode njegovi računi i brojevi tih računa. Posebno je pak propisano za trgovačka društva kapitala (dionička društva i društva s ograničenom odgovornošću) da se na poslovnom papiru moraju navesti podaci o svoti temeljnog kapitala društva s naznakom da li je u cijelosti uplaćen (ili koji dio kapitala nije uplaćen), ukupan broj izdanih dionica te svote ako društvo izdaje dionice s nominalnom svotom i prezime i najmanje početno slovo imena članova uprave društva i predsjednika nadzornog odbora kod dioničkog društva. Ukoliko trgovac upućuje dopis osobama s kojima se već nalazi u poslovnom odnosu trgovac može rabiti poslovni papir na kojemu su otisnuti njegova tvrtka ili skraćena tvrtka i sjedište. Upitno, s druge strane nije korištenje pečata za određene subjekte, za koje obveza korištenja pečata propisana za samo obavljanje djelatnosti (npr. tijela državne vlasti). Također, treba spomenuti da postoje i određene posebne profesije poput javnih bilježnika i odvjetnika, kod kojih profesija je korištenje pečata regulirano Zakonom o javnom bilježništvu i Zakonom o odvjetništvu, koji jasno određuju obvezu korištenja pečata u poslovanju tih subjekata.
Zakon o trgovačkim društvima izričito određuje zastupanje u dioničkom društvu na način da se članovi uprave potpisuju u ime društva, pri čemu moraju navesti tvrtku društva i svojstvo članova uprave. Za društvo s ograničenom odgovornošću određuje se da, ako nije drugačije predviđeno temeljnim aktom društva, članovi uprave skupno zastupaju društvo i potpisuju se tako da uz navođenje tvrtke društva stavljaju svoj potpis. Iz navedenoga zaključujemo da je korištenje pečata povezano s potpisivanjem te zastupanjem društva. Prema Zakonu trgovačka društva kapitala zastupaju članovi uprave (direktori) na način određen zakonom i temeljnim aktom društva, znači statutom za dioničko društvo i izjavom o osnivanju (kada je riječ o jednom članu društva) ili društvenim ugovorom (kada postoji više članova društva) za društvo s ograničenom odgovornošću.
Proizlazi, da će zastupanje trgovačkog društva biti pravovaljano ako zastupnik uz svoj potpis napiše i tvrtku društva i navede svoju funkciju. Sasvim zasebno moglo bi se postaviti pitanje formalne valjanosti toga potpisa u slučajevima kada je zakonom propisano da određena pravna radnja da bi proizvela pravni učinak mora biti javno ovjerena. Kada javni bilježnik ovjerava potpis osobe kao zastupnika koje pravne osobe ili javnog tijela, on može potvrditi u ovjeri da se ta osoba potpisala za pravnu osobu ili javno tijelo samo ako je on prethodno utvrdio da je ta osoba to ovlaštena učiniti. Pri čemu niti u tome slučaju nije utvrđeno da se uz potpis zastupnika mora staviti pečat.
Zakonom o platnom prometu u zemlji također nije određena obveza uporaba pečata pri obavljanju transakcija platnog prometa. No, Hrvatska Narodna banka kao središnja banka Republike Hrvatske u Odluci o konstrukciji računa u banci, vodećem broju banke, uvjetima i načinu otvaranja računa u banci i sadržaju registra računa poslovnih subjekata u banci određuje da uz zahtjev za otvaranje računa za redovno poslovanje poslovni subjekt dostavlja banci prijavu potpisa osoba ovlaštenih za raspolaganje sredstvima na računu i prijavu pečata kojim će se ovjeravati nalozi za plaćanje dani na obrascima platnog prometa.
Posebno treba navesti mogućnost kada je isključeno korištenje pečata, kako je to propisano Zakonom o elektroničkom potpisu (kao skupu podataka u elektroničkom obliku koji su logički povezani s drugim podacima u elektroničkom obliku i služe za identifikaciju potpisnika i vjerodostojnost potpisane elektroničke isprave). Zakon o elektroničkom potpisu određuje potpisnika kao osobu koja posjeduje sredstvo za izradu elektroničkog potpisa kojim se potpisuje i djeluje u svoje ime ili u ime fizičke ili pravne osobe koju predstavlja. Potpis takvoga potpisnika se dodaje u elektroničke isprave ili transakcije pomoću elektroničkih sredstava. Potpisnik se u svome pismenu poziva na činjenicu da je pismeno sastavljeno sukladno odredaba Zakona, pri čemu takvo pismeno ne može biti odbijeno samo zato što je sačinjeno i izdano u tome obliku (osim u posebno utvrđenim slučajevima, kao što su prijenos vlasništva ili drugih stvarnih prava na nekretninama, darovni ugovor, ugovor o doživotnom uzdržavanju itd.).
