Poslodavac treba navesti one bitne razloge na kojima temelji odluku o otkazu. Mjerodavni razlozi su važni i u potencijalnom radnom sporu jer samo ono što poslodavac navede u obrazloženju odluke o otkazu može biti predmet rasprave na sudu
Zakon o radu propisuje da, kada radniku daje otkaz ugovora o radu, poslodavac to mora obrazložiti, ali niti jedna odredba ne određuje što to obrazloženje treba sadržavati.
Praksa je različita: ima površnih, paušalnih, difuznih obrazloženja, ali ima i onih koja su pretjerano detaljna.
Poslodavac treba navesti one bitne razloge na kojima temelji odluku o otkazu. Mjerodavni razlozi su važni i u potencijalnom radnom sporu. Ti razlozi moraju biti jasni i nedvojbeni. Samo ono što poslodavac navede u obrazloženju odluke o otkazu može biti predmet rasprave na sudu. Drugi dokazi i obrazloženja u sudskom postupku ne mogu se isticati. Otkaz ugovora o radu iz drugih razloga, a ne onih koji su navedeni u obrazloženju je nezakonit i sud će ga odbiti. Sud će prilikom raspravljanja o otkazu ugovora o radu vrstu otkaza procjenjivati prema razlozima iz obrazloženja, a ne prema eventualno navedenim odredbama Zakona o radu koje je poslodavac naveo o odluci o otkazu. Jedan broj poslodavaca koristi već unaprijed napisane obrasce odluke o otkazu ugovora o radu, ali to će sud uvažiti samo ako se forma slaže sa sadržajem.
Zbog toga poslodavac treba napisati samo ono što radniku stavlja na teret kao razloge za davanje otkaza ugovora o radu: nastup okolnosti, gospodarske, tehničke i organizacijske razloge, poziv na autonomne opće akte poslodavca, što je sve poslodavac poduzeo da ne dođe do otkaza, kako je došlo do odabira radnika kojemu je dan otkaz. To se posebno odnosi na osobno uvjetovani otkaz, trajne osobine radnika, period obavljanja ili neadekvatnog obavljanja rada, ima li skrivljenog ponašanja radnika, je li radnik prije otkaza pismeno upozoren na posljedice, ima li kontinuiteta u takvom ponašanju radnika, kako je sve to utvrđeno, iznošenje obrane radnika i dr.
Poseban zahtjev odnosi se na izvanredni otkaz ugovora o radu: opis osobito teške povrede radne obveze odnosno druge osobito važne činjenice zbog kojih nastavak radnog odnosa nije moguć.
