Otuđenje ili uništenje označava trenutak u kojem se imovina isključuje iz poslovnih knjiga odnosno bilance

Imovina koja se odlukom Uprave društva rashoduje, trajno se povlači iz uporabe što znači da se ona ili uništava ili otuđuje (prodaje, poklanja, odvozi na otpad, likvidira i sl.) Upravo taj trenutak, otuđenje ili uništenje, označava trenutak u kojem se imovina isključuje iz poslovnih knjiga odnosno bilance.

Tako je kod svih organizacijskih oblika pa tako i Pravilnik o proračunskom računovodstvu i Računskom planu definira da se dugotrajna imovina, i nakon što je u cijelosti otpisana, mora zadržati u evidenciji i iskazivati u bilanci do onog trenutka kada je uistinu prodana, darovana ili na drugi način otuđena ili uništena. U prijevodu, kod proračunskih korisnika prilikom rashodovanja (povlačenja imovine iz upotrebe) ne obavlja se isknjiženje imovine.

Također, uputno je pitanje rashodovanja neupotrebljivih predmeta dugotrajne imovine rješavati i  prije godišnjeg popisa (inventure), odnosno tijekom godine, u stvarnom trenutku kada nastanu razlozi za prestanak upotrebe nekog sredstva. Rashodovana sredstva nakon toga mogu se uništiti ili otuđiti i na taj način više neće fizički postojati u vrijeme obavljanja godišnjeg popisa, pa njime niti neće biti obuhvaćena.

Ako se neupotrebljiva sredstva ne rashoduju prije obavljanja godišnjeg popisa, prilikom popisa se popisuju u posebne popisne liste, a njihovo rashodovanje, uz obrazloženje, predlaže čelniku povjerenstva za popis koji odluku o rashodovanju donosi nakon 31. prosinca, pa daljnje postupanje s tom imovinom (otuđenje ili uništenje) slijedi nakon datuma bilance. Dakle, imovina se ne isknjižava iz poslovnih knjiga koje se zaključuju s 31. prosincem godine za koju je obavljen godišnji popis i za koju se sastavljaju financijski izvještaji.

Rashod ne znači manjak i s rashodovanjem ne nestaje evidencija o imovini iz poslovnih knjiga.

Kada pripremamo Odluku o rashodovanju, uputno je (pa i nužno) odrediti postupanje s  rashodovanom imovinom, jer o tome ovisi i način knjiženja:

  • ako će se imovina uništiti, knjiženje se obavlja kao otpis knjigovodstvene vrijednosti (umanjuje se postojeća knjigovodstvena vrijednost imovine na nulu, preko ispravka vrijednosti te imovine i eventualno konta troška);
  • ako se rashoduje imovina koja će se prodati (makar i u staro željezo), u odluci je potrebno procijeniti očekivanu nadoknadivu vrijednost, odnosno procijenjeni ostatak vrijednosti te imovine i na tu vrijednost potrebno je svesti knjigovodstvenu, ako je procijenjena vrijednost manja od knjigovodstvene. Ostatak vrijednosti je neto iznos koji pravna osoba očekuje dobiti za rashodovanu imovinu prilikom otuđenja, po odbitku očekivanih troškova otuđenja. Ako je procijenjena vrijednost manja od knjigovodstvene vrijednosti, tada se knjigovodstvena vrijednost te imovine mora umanjiti za utvrđenu razliku.

U konačnici, isknjiženje se obavlja na temelju i na datum sljedeće dokumentacije: komisijskog zapisnika o uništenju, potvrde o odvozu na otpad, odluke o darovanju i zapisniku o primopredaji imovine ili izlaznog računa i dr.