Brojne su djelatnosti postavljene tako da izdavanje računa slijedi u budućnosti, nakon samog trenutka isporuke robe ili usluge
Fakturiranje isporučenoga je značajan dio posla svakog malog poduzetnika i u njegovom je interesu da taj proces maksimalno prilagodi svojim uvjetima poslovanja i stvarnim potrebama. Postoje poslovanja u kojima se račun izdaje u samom trenutku isporuke, što je najčešće u maloprodaji i ugostiteljstvu, ali brojne su djelatnosti postavljene tako da izdavanje računa slijedi u budućnosti, nakon samog trenutka isporuke robe ili usluge.
Dok još niti ne zađemo u zakonsku regulativu, podsjetit ću one koji započinju poduzetništvo da je bez obzira na zakonsku regulativu u interesu isporučitelja da osigura očitovanje primatelja oko činjenice koju isporuku je primio, u kojem obimu ili količini i kada se ta isporuka dogodila, jer će u slučaju prisilne naplate to biti presudno dokazati. Primjerice, potpisana otpremnica ili radni nalog služe upravo toj svrsi.
Ovdje neću ulaziti u popis elemenata koji su neizostavni na svakom računu, jer bi pisanje o tome daleko nadmašilo prostor ove rubrike. Nekoliko propisa regulira ovu temu, dodatno sve ovisi o statusu izdavatelja računa u odnosu na sustav PDV-a, postoji cijeli niz napomena koje izdavatelj mora navesti na računu u određenim situacijama. Također, razlikuju se i računi po vrstama naplate, fiskalizirani od nefiskaliziranih i td. Konkretnu uputu svaki bi poduzetnik trebao dobiti od svog knjigovođe.
Način izrade računa je na volju svakome: dopušteno je i pisanje rukom računa na pripremljenoj tiskanici, pa čak i sve elemente ispisati rukom. Naravno, ovo je nemoguće ako je račun potrebno fiskalizirati. Hoće li izdavatelj pisati račune u nekom općem programu za pisanje dokumenata ili računskih tablica, ili će kupiti softver ili koristiti internetski program za pisanje računa - u potpunosti je njemu na volju.
Idealno bi bilo da je izdavanje računa povezano sa skladišnom evidencijom ukoliko je primjenjivo, jer to otklanja mogućnost pogrešaka i ubrzava radne procese.
Kada se račun mora izdati?
Iako je praksa raznolika i dijelom je inkorporirana u sivu ekonomiju, propisi jasno kažu da se izdavanje računa mora poklapati sa trenutkom isporuke. To ne znači da ga je tada nužno i napisati, nego da dužničko-vjerovnički odnos nastaje u tom trenutku te da poduzetnici moraju osigurati i evidentiranje poslovnog događaja u svojim poslovnim knjigama na način da promjena bude zabilježena u razdoblju u kojem se dogodila i u vjerodostojnoj vrijednosti. Drugim riječima, izdavanje računa se ne smije dogovarati kako bi išlo na ruku nekim drugim poslovnim odlukama i planovima. Datum isporuke je upravo jedan od nužnih dijelova računa.
Kod isporuka koje traju kroz vrijeme, račun je potrebno izdati na kraju svakog poreznog razdoblja. Primjerice, ako kupac uzima dobra iz nekog skladišta, kod svakog preuzimanja može dobiti otpremnicu te na kraju mjeseca račun za sve isporuke u tom mjesecu. Drugi primjer je kod usluga koje se isporučuju kroz dulje vrijeme i račun se izdaje jednom mjesečno, kao telefonske usluge, zakupi, knjigovodstvene usluge i sl.
Datum isporuke je ključan podatak i ima nekoliko posljedica. Kod obveznika poreza na dobit, taj datum određuje porezno razdoblje kojem će se pripisati prihodi isporučitelju i rashodi primatelju. Obveznicima poreza na dohodak ovaj datum će imati manji značaj od datuma naplate i plaćanja, ali će utjecati na iznos tražbina i obveza.
Također, ovaj datum je ključan za sustav PDV-a, jer isporuka se pripisuje poreznom razdoblju u kojem je obavljena, pa to može imati utjecaja na trenutak ulaska u sustav PDV-a, osobito od ove godine jer se sada u sustav ulazi silom zakona i tijekom godine.
Koji je rok plaćanja?
Rok plaćanja računa ovisi o ugovoru ili uvjetima poslovanja temeljem kojih je došlo do isporuke, a ne bi smio biti dulji od 60 dana bez da je ugovoreno kreditiranje.
Fiskalizirani moraju biti svi računi koji se naplaćuju gotovinom i karticama, a ostali mogu biti ako izdavatelj tako odluči.
Mora li račun biti potpisan i pečatiran ako je izrađen na računalu?
Bez obzira kako je račun izrađen, na njemu mora biti navedeno ime i prezime osobe koja ga je izradila. Ne treba biti potpisan, a još manje pečatiran.
Kako se račun dostavlja kupcu?
Na način koji objema stranama najviše odgovara koji osigurava da ga kupac doista i primi, što znači da ga ne treba slati ispisanog u kuverti putem pošte, već da to može biti i putem elektroničke pošte. Takva dostava ne predstavlja slanje e-računa, jer to se dešava samo ako obje strane koriste tipizirani sustav izrade i razmjene računa koji su ovjereni elektroničkim potpisom putem certifikata. I na ovo će se uskoro morati naučiti svi poduzetnici koji posluju s obveznicima javne nabave.
U svakom slučaju, nemojte da izdavanje i dostava računa bude najslabija karika vašeg poduzetništva ili da vas zakoči ako biznis naglo krene uzlaznom putanjom. Bez njega neće biti naplate, a to je vjerojatno jedan od glavnih razloga vašeg poslovanja.
Sretno!
Teme i pitanja slobodno predlažite na Facebook stranici: Makora knjigovodstvo i poslovne usluge
