Svladali smo tehniku slanja i zaprimanja e-računa! Podsjetimo se koliko dugo moramo čuvati takve račune i ostalu dokumentaciju.
Ma koliko se to činilo prozaičnim i trivijalnim, prilikom planiranja poduzetničkog pothvata nužno je predvidjeti i prostor za pohranu dokumentacije. Donedavno je više dokumenata bilo otisnuto na papiru, sada je, zahvaljujući elektroničkim računima, manje papira, ali imamo ih dovoljno iz prethodnih godina. Za datoteke također moramo predvidjeti primjeren način čuvanja.
Što se sve smatra dokumentima u poduzetništvu?
Ono što svi nazivamo dokumentima zapravo su računovodstvene isprave. One su dokaz svega što se u poslovanju dogodilo: je li se nešto potrošilo ili proizvelo; je li nešto promijenilo vlasnika ili samo posjednika; koja je cijena dogovorena u nekom poslu; kolika je plaća s nekime ugovorena; je li netko koristio imovinu poduzeća za svoju korist ili pak svoju imovinu za korist poduzeća; kada se nešto dogodilo, koliko je nešto koštalo, ima li još dugovanja ili potraživanja… Sve su to činjenice koje su se dogodile, a o njima postoji pisani ili elektronički trag u nekom računu, obračunu, putnom nalogu, ugovoru, narudžbenici, povratnici…
Što s dokumentima radi vaš knjigovođa?
Knjigovođa će znati iz dokumentacije iščitati čitav niz detalja koje će potom staviti u kontekst računovodstvenih i poreznih pravila te unijeti potrebne podatke u vaše poslovne knjige: različite porezne evidencije, glavnu knjigu u financijskom knjigovodstvu, sve vrste obračuna, skladišne evidencije, saldakonte kupaca i dobavljača itd.
Arhiviranje dokumentacije
Uobičajeno je da po isteku poslovne godine te predaje poreznih prijava i financijskih izvješća poduzetnik preuzme dokumente od računovodstvenog servisa te ih sam pohrani i čuva u zakonskim rokovima.
E-račune koji su prošli proces fiskalizacije svi smo dužni čuvati u izvornom obliku (XML datoteka) šest godina. Oni se sada nalaze na portalima naših informacijskih posrednika, što većina njih ne naplaćuje dodatno. Međutim, moramo biti svjesni da ćemo u slučaju promjene posrednika, prije prekida ugovornog odnosa s prethodnim posrednikom, morati arhivirati datoteke na vlastite medije i organizirati smislenu arhivu tih datoteka tako da ih po potrebi možemo pronaći i raspoznati. To će biti prilično zahtjevan posao kada znamo da brojni posrednici datotekama ne dodjeljuju smislene nazive.
Račune koje smo primili ili izdali na papiru (samo oni koji ih smiju tako izdavati) dužni smo čuvati 11 godina. Evidencije o dnevnom gotovinskom prometu dužni smo čuvati 10 godina, a isto toliko čuva se i dokumentacija koja se odnosi na oporezivanje nekretnina.
Isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik, glavnu knjigu i pomoćne knjige čuvamo 11 godina.
Isplatne liste čuvamo najmanje šest godina, a analitičke evidencije o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi – trajno.
Većinu dokumentacije o radnicima dužni smo čuvati šest godina, ali rješenja, privatne isprave, potvrde, zapisnike i slično vezano uz sigurnost i zaštitu na radu, ozljede na radu i profesionalne bolesti te rješenja, isprave, potvrde i slično iz mirovinskog osiguranja moramo čuvati 40 godina!
Sretno!
Pitanja i prijedloge postavite na Makora knjigovodstvo ili autorici na linkedin.com/in/zorana-mavričić-korošec-4360ab107
